Thông báo – Mẫu chuẩn và cách viết theo Nghị định 30

Trong hoạt động hành chính và quản trị doanh nghiệp, thông báo là một loại văn bản thông tin phổ biến. Dù là thông báo nội bộ về lịch họp, thông báo tuyển dụng hay công văn thông báo gửi đối tác, việc sử dụng đúng mẫu và trình bày đúng thể thức giúp văn bản có giá trị pháp lý và chuyên nghiệp hơn. Bài viết này tổng hợp các mẫu thông báo chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hướng dẫn cách viết và các tình huống sử dụng phổ biến.

Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa một tờ thông báo đơn giản với công văn thông báo chính thức. Thực tế, mỗi loại có cấu trúc, mục đích và đối tượng riêng. Việc nắm rõ sự khác biệt này giúp bạn soạn thảo nhanh hơn và tránh sai sót khi trình ký.

Dưới đây là nội dung chi tiết về khái niệm, thể thức, mẫu biểu và cách soạn thảo thông báo, được cập nhật dựa trên các quy định mới nhất.

Thông báo là gì?

Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin về các hoạt động, sự kiện, quyết định của cơ quan, tổ chức đến đối tượng cụ thể. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thông báo thuộc nhóm văn bản hành chính thông thường, không mang tính mệnh lệnh mà chỉ thông báo để các bên liên quan biết và thực hiện.

Tổng quan về thông báo

Biểu tượng	Khía cạnh	Mô tả
📄	Định nghĩa	Văn bản hành chính thông báo thông tin đến đối tượng cụ thể
📋	Mẫu phổ biến	Công văn thông báo, thông báo nội bộ, thông báo tuyển dụng
✍️	Cách viết	Đúng thể thức, rõ ràng, mục đích, nội dung, chữ ký
📥	Tải mẫu	Miễn phí các mẫu chuẩn theo Nghị định 30

Những điểm cần biết về thông báo

Thông báo là văn bản thông tin, không mang tính mệnh lệnh, thường dùng trong nội bộ hoặc với đối tác.
Có hai hình thức chính: thông báo thường (ngắn, ít chi tiết) và công văn thông báo (dài, có tính pháp lý hơn).
Mẫu thông báo chuẩn hiện nay dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Nhiều doanh nghiệp thiếu mẫu thông báo tiếng Anh hoặc thông báo nội bộ chuyên biệt.
Thông báo có thể được soạn thảo bằng tiếng Việt hoặc song ngữ tùy vào môi trường làm việc.
Chữ ký số và thông báo điện tử đang dần thay thế văn bản giấy, nhưng thể thức vẫn phải tuân thủ quy định.

Thông tin nhanh về thông báo

Mục	Giá trị
Loại văn bản	Hành chính thông thường
Căn cứ pháp lý	Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Mẫu số	1.4 (Phụ lục III)
Thành phần bắt buộc	Quốc hiệu, tên cơ quan, số/ký hiệu, địa danh, ngày, tên loại, trích yếu, nội dung, nơi nhận, chữ ký, dấu
Nguyên tắc trình bày	Đúng thể thức quy định tại Điều 7 Nghị định 30
Ngôn ngữ	Tiếng Việt (có thể song ngữ Việt–Anh)
Đối tượng sử dụng	Cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp
Hình thức hiện hành	Giấy tờ và văn bản điện tử có chữ ký số

Cách viết thông báo chuẩn theo quy định

Viết thông báo không khó, nhưng để đúng quy định và chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30. Dưới đây là các bước và thành phần cần có.

Thể thức trình bày thông báo

Một thông báo chuẩn gồm các phần: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận, chức vụ và họ tên người ký, dấu hoặc chữ ký số. Các yếu tố này bắt buộc phải có, riêng phần số/ký hiệu có thể linh động tùy quy chế của từng đơn vị.

Ví dụ về phần mở đầu: CÔNG TY ABC – Số: …/TB-ABC – Hà Nội, ngày … tháng … năm …. Sau đó là dòng tiêu đề THÔNG BÁO và trích yếu: V/v ….

Bố cục nội dung thông báo

Phần nội dung chính thường gồm: lý do ban hành thông báo, nội dung chi tiết (ai, việc gì, thời gian, địa điểm), yêu cầu thực hiện (nếu có). Văn phong phải rõ ràng, ngắn gọn, tránh lan man. Cuối văn bản là nơi nhận và chữ ký.

Mẹo viết thông báo nhanh

Luôn dành một dòng riêng cho trích yếu nội dung (V/v …) để người đọc biết ngay vấn đề. Với thông báo nội bộ, có thể bỏ quốc hiệu và tiêu ngữ nếu doanh nghiệp không thuộc khối nhà nước, nhưng nên giữ tên công ty, số và ngày để dễ quản lý.

Cách viết công văn thông báo

Công văn thông báo thường dùng để trao đổi với cơ quan nhà nước hoặc đối tác bên ngoài. Nó tuân thủ đầy đủ thể thức như một công văn hành chính: có quốc hiệu, tên cơ quan, số/ký hiệu, địa danh, ngày tháng, nội dung, chữ ký và dấu. Khác với thông báo thường, công văn thông báo có tính pháp lý cao hơn, thường được lưu trữ như một tài liệu chính thức.

Khi viết công văn thông báo, cần chú ý đến kính ngữ (Kính gửi: …), ghi rõ cơ quan nhận và bảo đảm chữ ký của người có thẩm quyền. Nguồn tham khảo từ Luật Việt Nam cũng nhấn mạnh các thành phần này.

Mẫu thông báo phổ biến và tải về

Hiện nay có nhiều mẫu thông báo khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Dưới đây là các mẫu phổ biến nhất, được xây dựng dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các tài liệu tham khảo từ các trang luật uy tín.

Mẫu thông báo hành chính chung

Mẫu 1.4 trong Phụ lục III của Nghị định 30 quy định thể thức thông báo dùng cho cơ quan nhà nước. Bạn có thể tải mẫu này tại các trang như Thư viện Pháp luật hoặc Luật Việt Nam. Các mẫu này đều có sẵn phần quốc hiệu, số, ký hiệu và các thành phần khác.

Mẫu công văn thông báo cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường dùng công văn thông báo để thông báo thay đổi nhân sự, lịch làm việc, hay chính sách mới. Mẫu này linh hoạt hơn, có thể bỏ quốc hiệu nhưng vẫn giữ tên công ty, số văn bản. Trang Maison Office cung cấp nhiều mẫu thông dụng cho doanh nghiệp.

Mẫu thông báo về việc tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng thường không yêu cầu thể thức hành chính chặt chẽ, nhưng nhiều công ty vẫn dùng khung công văn để tăng tính chuyên nghiệp. Nội dung chính gồm: vị trí tuyển dụng, số lượng, yêu cầu, thời hạn nộp hồ sơ. Bạn có thể tham khảo các mẫu trên các trang tổng hợp mẫu văn bản.

Lưu ý khi chọn mẫu

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong môi trường quốc tế, nên chuẩn bị sẵn các mẫu thông báo song ngữ Việt–Anh. Trong khi đó, thông báo nội bộ có thể giản lược bớt các thành phần trang trọng để tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Thông báo nội bộ và thông báo bằng tiếng Anh

Thông báo nội bộ công ty

Thông báo nội bộ (internal announcement) là văn bản dùng để truyền tin trong phạm vi một công ty hoặc tổ chức. Nó có thể thông báo lịch họp, thay đổi quy định, kết quả kinh doanh hay sự kiện nội bộ. So với công văn, thông báo nội bộ thường ít trang trọng hơn, có thể không cần quốc hiệu và dấu. Tuy nhiên, vẫn nên có số văn bản, tiêu đề và chữ ký của người phụ trách để đảm bảo tính quản lý.

Theo hướng dẫn từ Maison Office, một thông báo nội bộ cơ bản gồm: tên phòng ban, số, ngày, đối tượng nhận (To: All employees), chủ đề (Subject), nội dung chính và chữ ký. Mẫu này có thể tùy chỉnh theo văn hóa công ty.

Mẫu thông báo bằng tiếng Anh

Trong môi trường doanh nghiệp quốc tế, thông báo bằng tiếng Anh là nhu cầu phổ biến. Cấu trúc thường gồm: Company Name, Reference Number, Date, Subject, Salutation (To: …), Body, Recipient notes, Signature. Ví dụ một mẫu đơn giản:

ABC Company – No.: …/TB-ABC – Date: …

Subject: Internal Announcement on …

To: All Employees
This is to inform that … Effective from … All concerned departments are requested to …

Recipient: As above – Archives

[Title], [Full name]

Các mẫu này tham khảo từ ACC Group và các trang chuyên về tiếng Anh công sở. Lưu ý rằng tiếng Anh không thay đổi thể thức hành chính Việt Nam; bạn vẫn cần tuân thủ các thành phần bắt buộc nếu văn bản có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Cảnh báo

Nghị định 30 không ban hành mẫu thông báo tiếng Anh riêng. Các mẫu hiện có trên mạng chỉ mang tính tham khảo. Nếu sử dụng thông báo song ngữ cho đối tác hoặc cơ quan nhà nước, bạn cần kiểm tra lại thể thức với bộ phận pháp chế để tránh sai sót.

Lịch sử và cập nhật quy định về thông báo

2020 – Ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định chi tiết thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trong đó có mẫu thông báo (Mẫu 1.4).
2022 – Các cơ quan nhà nước chuyển đổi dần sang mẫu thông báo mới theo Nghị định 30, thay thế các mẫu cũ.
2025–2026 – Nhiều trang luật và doanh nghiệp cập nhật mẫu thông báo mới nhất, xuất hiện thêm các mẫu song ngữ và mẫu dành cho doanh nghiệp.

Những điều chắc chắn và chưa rõ về thông báo

Dưới đây là tổng hợp các thông tin đã được khẳng định và những vấn đề còn chưa thống nhất theo các nguồn hiện có.

Đã xác định	Chưa rõ ràng
Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin.	Một số mẫu thông báo mới nhất (2026) trên các trang web chưa được kiểm chứng từ cơ quan nhà nước.
Mẫu thông báo theo Nghị định 30 có quy định cụ thể về thể thức.	Việc áp dụng thông báo điện tử thay thế văn bản giấy chưa có quy định thống nhất.
Công văn thông báo là dạng thông báo trang trọng, có số và ký hiệu.	Không có mẫu thông báo tiếng Anh chính thức từ Nghị định 30.

Phân tích và bối cảnh sử dụng thông báo

Thông báo được sử dụng rộng rãi trong cả cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người nhầm lẫn giữa “thông báo” và “công văn thông báo”. Thông báo thường ngắn gọn, công văn thông báo có tính pháp lý cao hơn. Trong bối cảnh số hóa, thông báo điện tử dần phổ biến, nhưng cần tuân thủ thể thức như văn bản giấy. Các mẫu thông báo tiếng Anh ngày càng được yêu cầu trong môi trường làm việc quốc tế; song việc thiếu một mẫu chuẩn chính thức vẫn là trở ngại.

Trích dẫn và nguồn tham khảo

Dưới đây là một số trích dẫn từ các nguồn pháp lý và trang luật uy tín về thông báo.

“Thông báo là văn bản thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức…”

Nghị định 30/2020/NĐ-CP (trích qua Thư viện Pháp luật)

“Công văn thông báo là văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước…”

Luật Việt Nam

“Thông báo là một văn bản thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức…”

Luật Minh Khuê

Các nguồn tham khảo chi tiết bao gồm Thư viện Pháp luật, Luật Việt Nam, Maison Office, và ACC Group.

Xu hướng và khuyến nghị

Thông báo ngày càng được số hóa và chuẩn hóa. Các doanh nghiệp nên cập nhật mẫu thông báo theo Nghị định 30 và các văn bản sửa đổi (nếu có), phát triển thêm mẫu song ngữ Việt–Anh, áp dụng chữ ký số cho thông báo điện tử, và xây dựng hướng dẫn chi tiết cách viết cho từng tình huống cụ thể. Nếu bạn đang tìm hiểu về cách trình bày văn bản, có thể tham khảo thêm bài viết Save the Date: Hướng dẫn toàn diện về thiệp báo hỷ cưới và Khổ giấy A4 – Kích thước chuẩn và cách thiết lập trong Word.

Các câu hỏi thường gặp về thông báo

Thông báo văn bản là gì?

Thông báo văn bản là cách gọi chung các loại thông báo được trình bày dưới dạng văn bản hành chính, có thể là thông báo thường hoặc công văn thông báo.

Công văn thông báo và thông báo thường khác nhau thế nào?

Công văn thông báo mang tính chính thức, có số/ký hiệu, thường dùng trong giao dịch với cơ quan nhà nước hoặc đối tác. Thông báo thường ngắn gọn, ít thủ tục hơn.

Mẫu thông báo về việc tuyển dụng có bắt buộc theo Nghị định 30 không?

Không bắt buộc, nhưng khuyến khích áp dụng thể thức chung để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thống nhất.

Thông báo nội bộ có cần quốc hiệu và tiêu ngữ không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp tư nhân thường bỏ qua phần này, nhưng nên giữ tên công ty, số văn bản và ngày tháng.

Có thể dùng thông báo điện tử thay thế văn bản giấy không?

Được, nhưng cần có chữ ký số hợp lệ và tuân thủ thể thức như văn bản giấy. Quy định này còn đang được hoàn thiện.

Làm sao để tải mẫu thông báo miễn phí?

Bạn có thể tải từ các trang như Luật Việt Nam, Thư viện Pháp luật, Maison Office. Các mẫu này thường ở định dạng Word hoặc PDF.

Thông báo song ngữ Việt–Anh có giá trị pháp lý không?

Có, nếu được dịch chính xác và có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, nên ghi rõ ngôn ngữ nào là bản chính.

Khi nào cần dùng công văn thông báo thay vì thông báo thường?

Khi nội dung cần gửi đến đối tác, cơ quan nhà nước, hoặc khi cần lưu trữ chính thức. Thông báo thường dùng trong nội bộ hoặc tình huống ít trang trọng.